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市直机关归档文件与政府公开信息网络一体化全文管理模式
     
发布时间:2016.06.06   浏览次数:
 

转载:中国档案杂志 2016年6月6日

创新理念

为了加强档案资源建设,创新归档文件管理体制,建立全新的政府公开信息收集服务体系,珠海市档案局文件管理中心启动了珠海机文件案管理的重大改革,对市直机关归档文件实行了集中统一管理,取代了原来由各立档单位分散管理的传统模式,建立了新的文件管理模式;开发了“珠海数字中心”加密网络系统,实现了零距离、无时差的全文网络化管理和服务;同时,对各行政事业单位形成的已归档和尚未归档的“主动公开”的政府信息实行系统内开放,无条件提供给系统内所有单位查阅使用,实现了归档文件和政府公开文件一体化管理,建立了一套新的机关文件管理体系。

创新内容

 一、新档案管理体制,成立了全国首家文件管理中心2003年7月16日经市编委《关于成立珠海市文件管理中心的批复》(珠机编〔2003〕35号)批准成立了珠海市档案局文件管理中心,目前是珠海市档案局管理的事业单位,加挂珠海市政府公开信息查阅中心牌子。其主要职责是接收和管理市级国家机关、事业组织、社会团体办理完毕的文件及电子文件,并向其提供利用;收集管理市直机关政府公开文件及信息并面向社会提供利用服务。珠海市档案局文件管理中心的设立,在全国率先实行了机关档案管理机制的重大改革,为档案管理开辟了新路子,为档案工作更好地服务于党和政府的各项工作、服务于广大人民群众的根本利益提供了新的平台,受到了全国档案部门和社会各界的极大关注。

二、创新文件管理模式,全面实现了市直机业单归档文件集中统一管理。珠海市档案局文件管理中心面向全市各市直机关事业单位开展了归档文件的接收工作,市人大、市委、市政府、市政协及所有市直机关事业单位原本分散保管于各部门的文件,以专业化,规范化和制度化的集约管理模式,全部集中到中心进行集中统一管理。从2003年至今,累计共接收了83家市直机关事业单位形成的32万多份归档文件,实现了珠海市市直机关事业单位的全覆盖,全面实现了市机关档案管理方式的改革,创建了档案前端管理的新模式

三、创新管理技术手段,推行全文数字化工作,全面实现了归档文件的全文数字化网络化管理。珠海市档案局文件管理中心开发了“珠海数字文件中心”网络系统,在珠海市市直机关事业单位实现了全面普及使用,建立了全市文件集中管理和统一利用的计算机平台和网络,为各单位提供了安全、快速和便利的全新利用渠道。用户在本单位使用密钥和密码登录系统,经第三方认证,即可在系统内查阅本单位移交的除密件以外的所有归档文件全文内容,使各单位足不出户也能查阅和利用归档文件。该系统使用了CA数字证书作为用户操作安全认证,对终端进行了物理权限捆绑限制,以统一标准的数据格式集中存储数据,确保了电子文件的完整性、真实性和有效性。中心接收的归档文件全部实现了全文数字化,累计完成25万多件、300多万页文件的数字化处理工作,并上挂到系统,使珠海市市直机关事业单位100%实现了无时差、零距离的文件全文网络化管理和检索查阅利用。

四、创新管理理念,实施业务重组,实现了归档文件和政府公开文件一体化管理。自2008年《中华人民共和国政府信息公开条例》颁布以来,为了整合资源,提高管理水平,更好地开展政府公开信息服务工作,中心将原有的“珠海市现行文件阅览服务中心”牌子经市编委同意更名为“珠海市政府公开信息查阅中心”,明确了中心承担的政府公开信息职能。中心对原来分别开展的归档文件管理和政府公开文件收集工作,实行了业务重组,使二者融合为一项整体业务。在“珠海数字文件中心”系统中设置了归档文件的“主动公开”选项,将各单位移交的归档文件中已确定为“主动公开”的文件,以及随时报送的尚未归档的“主动公开”文件,由系统自动发布到服务器,各单位可登录系统查阅和利用其他所有部门的公开文件,实现了归档文件和政府公开文件一体化管理。

五、创新网络化文件服务体系,建立文件信息协查机制,广大群提供优质高效的文件信息服中心依托全面丰富的文件资源和政务信息,利用先进的管理方式和技术手段,通过现场利用、网络利用、在线咨询电话、网络预约查询服务电子邮件或传真利用等灵活多样的服务方式,面向政府机关、企事业单位、社会团体和人民群众,构筑起一套以信息化为基础、以网络化为服务主渠道的现代化文件信息服务体系,提供优质高效的文件信息服务。中心建立了独立域名网站,在网站中设立了政府公开文件阅览专区,提供多个检索字段的全文自助查阅。同时,建立了协查机制,针对一些未能在中心查到所需信息的利用者,中心主动联系有关单位,找到尚未移交或公开的相关信息直接提供给利用者,或者明确告知查阅结果,避免了利用者的盲目查找和四处奔波。目前,在已接收到32万多份归档文件的基础上,中心累计收集和整理出政府公开文件2万多份,为广大群众的利用提供了丰富的内容。近几年来,上网政府公开文件1万多份,累计访问量达20多万人次、在线自助利用文件200多万件次。同时,现场接待利用者累计达5000多人次,提供文件8000多件次,为各归档单位和社会各界广大群众提供了最新、最快、最便捷的现代化文件信息服务,受到了利用者普遍好评。

效果及影响

珠海市档案局文件管理中心通过体制创新、模式创新、技术手段创新、管理理念创新和服务体系创新,取得了显著的社会效益和经济效益。

第一,珠海市档案局文件管理中心创建了档案前端管理的新模式,实现了归档文件和政府公开文件一体化管理,实现了机关档案管理方式改革,为档案管理方式开辟了新的路子,为加强全国档案资源管理做出了积极探索,是一个十分具有推广价值的样本和范例。

第二,实现了大档案资源建设理念,将归档文件和政府公开文件集中统一管理,避免了各单位档案室的低水平重复建设。通过集约化、规范化管理和无纸化网络利用,节约了档案管理综合成本,极大地提高了文件管理水平和服务效率。

第三,方便了各单位之间相互查阅尚未进馆的归档文件,克服了人民群众难以利用未进馆档案的弊端。

第四,通过高效安全的全文数字化和网络化服务,将原始文件的使用频率降至最低水平,非常有效地保护了原始文件。

第五,提高了各机关工作效率,降低了各单位行政成本。据测算,几年来节约了各单位的行政成本约2000多万。

珠海市档案局文件管理中心得到了国家、省、市档案局和市领导的充分肯定以及广大群众的普遍好评,分别获得了珠海市、广东省“巾帼文明岗”和“珠海市三八红旗集体”光荣称号。

 
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