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企业档案管理的十大发展趋势
     
发布时间:2016.09.03   浏览次数:
 

企业档案管理的十大发展趋势

近年来,随着经济社会快速发展,企业内外环境发展急剧变化,企业档案管理呈现出一些新的发展趋势。

一、法规遵从

法规遵从(Regulatory Compliance)是指企业在业务活动中,要遵守各项法律法规和规章制度,而且能证明自身确实遵守了相关要求。档案记录了企业各项业务活动的依据、过程和结果,是企业守法、合规、诚信经营的可追溯性证明。实现法规遵从要求企业依法、有效地管理档案,保证信息的真实性、完整性、可用性和安全性,为企业活动提供合法性证明。

对法规遵从的强调,始于美国的《萨班斯法案》。2001年,包括安然能源、冠群电脑、世界通讯、施乐公司等在内的多家美国大公司,相继爆出伪造文件、销毁档案、进行财务欺诈的丑闻。为了重拾投资者信心,加强对企业的监管,2002年,美国国会通过《上市公司财务改革和投资者保护法案》(又称《萨班斯法案》,Sarbanes-Oxley Act),对在美上市公司的文件存档作出了严格规定,强调通过审计档案来审计企业行为,以实现对企业的监管。《萨班斯法案》规定,如果公司故意销毁、伪造文件、档案,将被处以罚款或最高20年的监禁。此后不久,美国证券交易委员会(SEC)对摩根斯坦利、美林、城市银行和德意志银行等券商处以巨额罚款,原因即是这些公司的电子邮件保存不全。2004年,巴塞尔银行监管委员会通过针对金融业的“新巴塞尔资本协定”(New Basel Capital Accord),对企业信息备存与电子举证机制的建立进行了规范。2008年,我国财政部、证监会、审计署、银监会和保监会联合颁布《企业内部控制基本规范》,对企业信息的真实完整、文件的存储和保管提出了要求。

上述法规有三个基本要求:一是数据存储(Storage)。要求企业的数据必须真实、完整地保存起来,直至法规和政策所规定的期限结束;数据保存期间,必须从技术上保证其不被修改和删除。二是安全利用(Access)。企业应充分保护数据中的隐私和情报成分,同时数据应该在安全存储的前提下被安全利用。三是审计(Account)。要求企业保留数据主体,同时对数据的访问过程进行封存,满足法规和政策的审计要求。法规遵从对企业档案管理提出了新的严格要求,也督促公司管理层更加重视档案管理。

二、资产化

资产是指对过去的交易或事项形成的、由企业拥有或控制的、预期会给企业带来经济利益的资源。档案的信息、知识属性决定了其经济价值,尤其是在知识经济时代,档案作为企业无形资产的地位更加凸现。国际标准《信息与文献—文件管理》(ISO15489)指出:“文件是有价值的信息资源和重要的企业资产。”国际标准《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》(ISO30300)进一步明确:“文件作为一种信息资源,是组织智力资本的一部分,因此也属于组织的资产。”我国档案行业标准《企业档案工作规范》(DA/T42)也强调:“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。”

在实践中,1992年上海海洋地质调查局在参与组建上海石油天然气公司时,以其东湖油气田勘探阶段所获得的档案估价1.2亿元作为注册资本认缴。2000年,欧盟估计,欧盟各国政府以电子文件为主体的信息资源蕴涵了4700亿欧元的价值。2000年英国发布了《信息资产登记》和《评估信息资产:政府组织机构电子文件的鉴定》,用于英国联邦政府机构对包括档案在内的信息进行资产登记和评估。2008年全国人大代表、富润控股集团有限公司董事局主席赵林中提出:要像“离任财务审计”一样,对党政机关、企事业单位法定代表人进行“离任档案审计”,并纳入《档案法》。将档案视为资产,进行登记、评估和审计,将成为企业档案管理的重要趋势之一。

 

三、企业文化

一流企业做文化,二流企业做技术,三流企业做产品。我国企业要做大做强,做成百年基业的卓越公司,必须努力培育良好的企业文化。而企业文化的培育离不开良好的档案管理。档案是企业历史的沉淀物,是公司文化的固化物。世界许多知名企业,如美国电话电报公司、福特汽车、IBM、西门子、巴斯夫、拜耳等,都十分重视档案管理,重视对企业历史的研究。这些公司的档案馆还收藏了大量具有文物价值的产品、纪念品等,兼具公司博物馆和工业文化遗产陈列馆的功能。我国许多企业档案部门也越来越重视挖掘企业历史与文化,弘扬公司的优秀传统、增加公司的历史积淀、提高公司的文化气质,促进公司竞争力提升和可持续发展。

 

四、标准化

标准化是人们在生产建设活动中,广泛地将科学研究成果和生产实践经验进行总结,形成共同准则,并加以普遍推行的活动。标准化内含着统一、简化、协调和最优化的基本原理。推行标准化是大规模社会化生产的基本要求。多年来,我国企业档案界一直强调推行标准化,但实际工作中,主要遵循的是国家标准和行业标准,而较少关注国际标准。随着经济全球化、经营跨国化,采用国际标准成为现代企业的基本趋势和必然要求。而且,许多国际标准反映了某一领域内的先进理念和最佳实践,卓越企业应该以权威的国际标准为指引。

档案管理领域的国际标准主要由ISO/TC46/SC11(国际标准化组织档案/文件管理分技术委员会)负责制订。目前,ISO/TC46/SC11制定的以下标准值得企业档案部门关注:《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》(ISO30300)、《信息与文献—文件管理系统—需求》(ISO30301)、《信息与文献—文件管理》(ISO15489)、《信息与文献—文件管理过程—文件元数据管理》(ISO23081)、《信息与文献—用于文件的工作过程分析》(ISO26122)、《信息与文献—文件数字化实施指南》(ISO13028)、《信息与文献—数字文件的转换和迁移流程》(ISO13008)和《信息与文献—电子环境下文件管理原则与功能需求》(ISO16175)等。

 

五、组织记忆

“记忆”原为生物学、心理学概念,是指个人在日常生活过程中有意识或无意识地对其经验、事物等的保存和再现。记忆是一个人生存和成长的基础。后来,社会学家提出了“集体记忆”“社会记忆”的概念。集体记忆是所属群体共同的精神财富、文化纽带。上世纪末,“记忆”被引入档案学领域。1996年加拿大档案学家特里·库克在第十三届国际档案大会上指出,全世界档案人员仍然在建造记忆宫殿。2000年第十四届国际档案大会上,西班牙国王胡安·卡洛斯指出:“档案馆是保存人类记忆的各种表现形式,保存社会记忆、个人记忆的最权威场所。”2004年第十五届国际档案大会主题即为“档案、记忆和知识”。ISO15489提出,文件给组织带来的收益之一即是“维护组织记忆、个人记忆或社会记忆”;ISO30300也强调,实施文件管理系统的目标之一是“维护企业或集体记忆并承担社会责任”。

管理学界也提出了“组织记忆”的概念。组织记忆是指将过去的知识应用于现在的活动,并以此来提高组织的业务水平,其本质上就是企业的经验性知识、历史性知识。组织记忆与组织智能、学习型组织、人工智能、知识管理系统、组织和个人发展等概念密切相关,甚至等同于知识管理。王兆祥等指出:“企业记忆系统是指企业内部通过识记、保持、回忆等方式,积累和保持知识的系统。它主要由以下要素组成的:企业内全部成员的大脑,文件、合同、档案资料、图书、电脑存储器等各种形式的信息存储介质等。”可见,档案是组织记忆的重要组成部分,传承组织记忆应该成为企业档案管理的重要目标。从组织记忆的角度审视档案,为企业档案管理提供了新的思路。

 

六、知识管理

在当今知识经济时代,知识是唯一有价值的资源,知识管理是企业管理的基本范式。知识管理有两种基本模式:一是编码化模式(Codification Mode),强调借助信息技术构建知识库,通过“人—文档—人”途径,实现对显性知识的管理与开发;二是人性化模式(Personalization Mode),强调投资于人力资源,培养知识交流氛围,通过“人—人”途径,实现对隐性知识的共享与利用。档案是企业显性知识的“沉积容器”和隐性知识显性化的“编码工具”。编码化知识管理本质上是一种知识化的、高级的档案管理。早在1994年,特里·库克就提出,档案工作者应该从实体保管者向知识提供者过渡。2002年,张斌提出:“企业档案是企业重要的知识资源,企业档案管理是企业知识管理的重要内容。”2007年,徐拥军进一步提出“档案知识管理模式”(“以知识管理为导向的档案管理”和“以档案管理为基础的知识管理”),认为档案管理应该向知识管理方向创新、拓展,知识管理可以从档案管理切入、起步。

早几年,由于忽视档案管理,知识无法固化,许多公司的知识管理失败了。近年来,越来越多的知识管理经理认识到,知识管理要落地,离不开档案管理。另一方面,许多企业档案部门也更加积极地参与知识管理,有的甚至成为公司知识管理的主导者或牵头单位。当前,企业档案管理在完成从实体管理到信息管理的发展后,正经历着从信息管理到知识管理、从知识管理向知识服务的过渡。

 

七、集成管理

集成是指将一些孤立的事物或元素通过某种方式集中在一起,产生联系,从而构成一个有机整体的过程。集成管理是为实现系统目标而进行的纵向与横向的整合与优化。企业档案管理领域的集成包括以下几个层面:一是资源集成,包括文件与档案的集成(一体化)、图书情报和文档的集成(一体化)、结构化数据和非结构化数据的集成。未来企业将不再严格区别文件与档案、图书情报与档案、结构化数据与非结构化数据,而是将它们都视为信息资源(信息内容)予以统一管理。二是系统集成,即档案管理系统与业务系统的集成。先期主要构建业务系统与档案管理系统的接口,实现业务系统的数据自动归档于档案管理系统;最终将实现档案管理系统与业务系统的无缝衔接。部分企业也可以不建设单独的档案管理系统,而是将档案管理功能嵌入业务系统中。三是流程集成,即将文件/档案管理嵌入业务流程中,以文件/档案信息流支撑业务流。四是标准集成,即将文件/档案管理纳入ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、OHSAS18000职业健康安全管理体系、ISO27000信息安全管理体系。

 

八、风险管理

随着科学技术飞速发展和全球化快速推进,人类社会已经步入一个充满不确定性的“风险社会”。无论是自然灾害,如2008年汶川大地震、2011年日本地震海啸,还是人为灾难,如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克战争,都严重损毁了大量珍贵的档案,带来无法挽回的损失。“9.11”事件之后,世贸大楼许多公司因为业务数据全部被毁,没能再恢复运营,而摩根斯坦利公司因为在新泽西州建有备份系统,第三天就恢复了营业。可见,加强档案风险管理十分必要。

2001年,ISO15489就强调对文件风险进行评估、分析与应对。2004年,国际文件管理与行政工作者协会(ARMA)出版了《文件与信息的风险管理》,为各国文件管理人员提供风险管理方法论指导;欧洲数字保护中心(DCC)和欧洲数字保护(DPE)课题组研制了《基于风险评估的数字仓储审计方法》。2009年,我国DA/T42要求:“制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害,企业应制订档案抢救应急措施,包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复,应制订应急预案。”构建档案风险管理体系、制订档案管理应急预案,已经成为现代企业档案工作的重要一环。

 

九、境外档案监管

近年来,随着经济全球化日益加速、对外开放程度不断加深,我国国有企业纷纷“走出去”,在境外投资设厂、开展业务,从而产生了大量境外档案。由于诸多原因,许多国有企业境外档案监督不力、管理混乱,导致大量国有资产流失,国家核心经济秘密频繁外泄,企业经营风险急剧增加。为此,2005年,国家档案局印发了《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》,要求“母体公司要逐步建立和完善驻外机构和境外企业档案工作管理体制”。2009年,国资委和国家档案局印发了《关于进一步加强中央企业档案工作的意见》,其中强调要“加强境外企业和机构的档案管理”。

由于国有企业境外档案的特殊性、境外档案工作所处环境的特殊性,尤其是境内外档案法律、制度、语言、文化、传统等方面的差异性,给国有企业境外档案监管带来了特殊挑战,提出了特殊要求。为此,国有企业境外档案监管应遵循两项基本原则——“双重遵从”(同时遵从中国和所在国家或地区的档案法律法规)、“双向包容”(相互包容中国和所在国家或地区的档案文化传统);把握三个关键控制点——境外文件归档范围与保管期限表的确定,覆盖全球的档案管理系统的构建,境外档案向境内移交方法的选择。

 

十、云计算和大数据

云计算(Cloud Computing)和大数据(Big Data)是当前信息化发展的两大重要趋势,对各行各业都将产生深远影响。和企业其他活动一样,档案管理必须适应云计算和大数据的特点与要求,进行思想理念、业务模式与管理方式的变革。一是档案概念的泛化。即树立“大档案观”,将一切具有保存价值的信息记录视为档案,而不论其所处过程、载体、类型、格式、保存期限如何。这意味着,凡记录皆档案,文件产生“一瞬间”即是档案。二是档案云平台的建设。即基于“云架构”,打造覆盖企业各个部门、系统和业务的统一、高效档案资源管理与服务平台。三是档案存储与知识挖掘。大数据的核心应用之一是预测,而预测依赖于历史数据的积累和挖掘。这就对档案的海量存储和知识挖掘提出了更高的要求。企业档案工作的重心将从“数字化”转变为“数据化”。四是档案安全问题更加严峻与复杂。

 

 

 
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