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档案业务知识问答
     
发布时间:2016.09.03   浏览次数:
 

档案业务知识问答

提问1备考表怎么注明,备考表上的检查人,可以直接打上领导的名子吗?还是让领导签字?例如全年的党委会议记录,是按每次开会的时间,会议内容打印目录吗?

 

答:

1. 填写盒内备考表是用于在盒内归档文件进行必要的说明。盒内文件情况说明,对盒内归档文件收集的齐全程度、文件本身的情况、整理情况等加以说明,整理人填写负责整理本盒归档文件的人员姓名,以明确责任。检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期填写归档文件整理完毕的日期。

 

2. 会议记录的备考表的填写:
检查人应该就是立档人,就是你本人;
而归档案人就是把会议记录移交给你的人经办人,
比如办公室的人,或会议记录的记录人。
无须领导签字。
不仅如此,个别领导不应该过问会议记录的事情,
这样才能监督到他。

 

提问2:文件以件归档后,还有档号一说吗?如有,档号如何编制?

 

1. 只要全宗的概念继续存在,档号还是继续存在的,只是有了那么一点变化,如果是档案馆的话,我想应该从全宗号-目录号-案卷号-页号 变成 全宗号-年度-(保管期限)-馆编件号;

 

 

2. 在新整理规则中,盒号不是档号的组成部分,但在实际工作中,盒号往往成了管理档案的不可缺少部分;

 

3. 就是归档以后才有档号,由一个国家标准的,档号可以根据本单位情况编写。

 

提问3:弱弱地问,企业单位如何实现文档一体化,需要哪些具体的方法和流程?
前端控制?全程管理?

 

答:

1.有些企业单位使用了OA办公自动化系统,其中有公文管理的模块,与档案管理的模块。这样就实现了文档一体化管理,即文件随时产生、随时流转,流转完毕后即逻辑归档,纸质文件的归档至少一年一次。
如果您的企业还没有这套系统,估计实施文档一体化就比较困难了。
前端控制和全程管理我个人认为都是一个意思,即对文件的整个生命周期都要按照档案的要求来管理。

 

2.文档一体化首先是文件档案全程管理上的流程一体化,从文件创建到文件销毁的全过程进行管理。实行文档一体化要保证文件档案流程的整体设计和实施,要保证有一个部门具有档案管理的职能也有文件管理的职能。对于前端控制,就更超前一些,如业务过程中需要产生什么文件,这些文件有什么要求,需要体现哪些信息,如果是文件生成系统则要求系统具有什么样的架构和功能。

 

3.可以通过办公自动化或档案系统或OA与档案系统相结合等不同的方式实现文档一体化管理;OA与档案管理系统的功能要无缝对接。

 

 
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