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城建档案管理信息化建设与改革的途径
     
发布时间:2016.09.03   浏览次数:
 

                           城建档案管理信息化建设与改革的途径

 数字档案管理

城市建设档案是一座城市在规划、建设和管理过程中形成的各种信息资源的汇集。目前我国城市建设快速发展,档案信息化管理在城市建设管理之中发挥着不可替代的作用,因此,加快档案信息化建设与改革步伐显得十分紧迫。

1.档案管理在城市建设中的职能

为城市建设提供信息

    档案管理通过开发档案信息资源,以图书,杂志、情报资料、电子邮件等形式,为城市建设及时提供最新科技动态和先进的管理理念。档案以大数据信息丰富、多元的形式提供给城市规划、设计、建设和管理工作者,使他们得以了解城建历史、文化传统、人文内涵,从而更好地了解和融入一座城市。

为城市建设管理提供积极服务

    档案作为历史依据,代表着不同时期的管理水平,帮助城市建设不断去去粗取精,去伪存真。整理总结档案,对城市管理各个方面、各个环节工作的不断总结与反思,能有效探索出符合本地实际的先进的管理模式,助力当地城建发展。与此同时,档案管理对城市建设发展有重要基础保证作用。整理、归档,并编制出多种形式的检索工具,一方面,能为日后的管理养护维修和扩建、改建提供及时准确的基础性资料;另一方面,可以汇总各方面对城市管理的评价,并准确及时反馈给有关部门,帮助改进或优化设计和施工方案,更好的实现节约投资,促进城市发展的目的。

构成城市文化建设的重要部分

    城市档案是城市文化建设系统中的一个重要分系统,档案室也是各单位中文化属性比较浓厚的部分,是各项工作利用档案信息的中心枢纽。档案的信息留存作用在很大程度上反映了城市的历史面貌,扩大了城市知名度,增强了城市的文化内涵。再加之城市管理工作自身具有综合性、多样性的特点,它促使档案管理人员要深层次地开发档案信息资源,主动选择、分析、汇总信息资源,提供档案资料,扩大服务对象和服务范围,以提高城市文化建设的品牌形象,更好为城市文化建设服务。

2.加快城建档案信息化的途径

    城建档案信息化是指利用现代化技术,把各种档案资源进行深入开发,达到为各界广泛利用,不断提高城建档案接收、指导、管理、决策的效率和水平,进而发挥城建档案馆的经济效益和社会效益的过程。在我国,城建档案馆大多在20世纪80年代初建立,城建档案信息化总体应用水平较低,经过30年的发展,信息化水平尽管有所提高,但是信息化建设还处于初步发展阶段,信息化建设的受重视度还不高。

为了适应时代发展,充分显示和发挥档案工作在城市管理中的重要作用,档案工作人员应主动地将现代信息技术融入到档案管理中去,以资源共享,优势互补为目标,致力于档案数字化、档案信息化、更好地为大众服务。

更新规划观念

城建档案信息化建设规划是城建档案发展的蓝图,是城建档案馆发展的必然方向,其建设水平将直接影响着城建档案馆在信息时代的地位。我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段,这一现状与知识管理、信息管理的要求不相适应。集中表现在:自身技术和信息化基础设施落后,由于种种原因档案馆仍处于封闭状态;档案介质仍囿于传统形式,资源共享观念薄弱;档案资源的深度和广度开发远不能满足社会需要,同时不同地区档案馆信息化水平也不均衡。因此,广大从业人员要从认识上改变过去那种传统的封闭式、被动的狭义思想观念,正确认识城建档案在现代化建设中的作用,制定城建档案信息化建设的发展规划和改革步伐,使之与城市建设、社会需求同步。

加强信息化建设的配套措施

    配套设施是实施规划的重要手段之一,城建档案信息化的配套观念,要求我们尽快把城建档案信息建设作为一个城市发展中相对独立的体系,制定有关标准、技术规范和相关措施。城建档案是城市建设中各个科研技术管理部门。目前,城建档案基础设施、应用系统建设和人才队伍建设的水平与城市经济和社会发展不协调,相对比较滞后。主要表现在以下几个方面:

  首先,城建档案库藏量还未被完全开发并转化出其信息量;档案资源的深度和广度开发远远不能满足社会需求;城建档案工作人员的工作能力还没有达到信息开发要求的力度和深度等。

其次,城建档案信息开发利用在某种程度上还存在着主观随意性。信息开发的深度、信息价值的高低、真实程度及服务水平等因城建档案管理水平的高低而不同,因档案工作者素质的高低而不同。

再次,城建档案信息化建设的基础理论和方式方法的研究与实际工作存在着不配套、不平衡、不统一等现象;相关的理论研究还不能指导各馆的实际工作;城建档案的分类方法、档案号构成的差别造成了著录不统一,软件不统一,鉴定标准不统一,信息的组织与管理方式方法不同等。

提高城建档案信息化的社会认知度

    城建档案涉及内容非常广泛,它与一个城市发展和地区国民经济建设具有直接的关系。这就要求城建档案承担起收集和提供城建档案信息的任务;要求城建档案馆除收集利用相关信息外,还要承担起贯彻落实有关方针政策,监督指导和业务检查工作等任务。随着社会信息化的发展,城建档案信息化建设也是其中的一部分,过去那种封闭式、被动式的管理方式、行为方式和运行机制,都要得以逐步的改变和改革。今天在社会和城市发展各个领域和环节中,城建档案的管理显得有些过于低调,信息发展“滞后”的态势严重。因此,决不能仅靠一个部门、一个组织和一两个管理办法把城建档案信息化建设管理得井井有条,必须勇于正视现实、顺应现实,努力建立一个适应管理体系和运作机制。在保持自身特色的同时,向社会提供真实可靠的信息。

3.加强档案法制的学习和宣传

    宣传城建档案,从而让别的部门、让整个社会利用城建档案。此举落实才能体现城建档案的社会价值,这也是发展和改革的根本出路。要利用多种形式,加大对《档案法》等档案法规的学习和宣传,宣传要有针对性、注重实效;在档案管理工作中要强调依法制档,把依法制档工作真正落实到档案工作的各个环节。

4.加强档案干部队伍建设

    干部队伍的建设是城建档案管理工作规范化、科学化的重要保证。要加强专业管理人才的培养,努力提高城建档案管理人员的知识水平和管理能力。要培养干部树立城建档案为人民服务的意识;培养他们爱岗敬业的奉献意识;培养在新形势下开展档案工作的创新意识。要有计划地开展继续教育,通过培训、自学等方式努力学习档案管理、计算机等相关知识,提高综合能力,同时要科学、合理地引进年轻的专业技术人才。由于在信息化建设的过程中技术含量要求高,专业技术人员不仅要掌握一定的计算机知识,还需要了解甚至精通有关软件的应用,因此对工作人员开展相关技术的经常性培训,使其满足城建档案管理信息化建设的需求也是一项重要工作。

5.结语

    城建档案信息化建设正处在一个较好的发展时期,其发展方向和前景依赖于人们观念的转变和认识水平的提高。档案工作者不能用过去的思维和眼光看待今天的城建档案工作,要在观念上进行反思,要从城建档案现代化的战略高度出发,把握形势和历史趋势,使城建档案信息化建设对城市经济和社会发展起到积极的作用。

 

 

 
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